Autifyのリモートワークを支える技術

こんにちは、Autify代表の近澤です。COVID-19の感染拡大を受け弊社でも2月の半ばからリモートワークに移行しています。

弊社ではこれまで週一回リモートデーを設けており、毎週木曜日は全員リモート勤務をしていたので、リモートワーク自体には慣れていました。また、弊社は自動化ツールを提供している会社なので、普段からかなり多様なツールを導入し、自動化や生産性向上に取り組んでいました。そのため比較的スムーズにフルリモート体制に移行できました。

この記事では現在弊社がどのようなツールを活用しリモートワークを支えているのか、またツールだけではなくどのように取り組んでいるのか、Autifyのリモートワークを支える技術を簡単にご紹介します。まだ道半ばでこれからもやり方は変化していきますが、多くの方がリモートワークに移行していく中で何かの参考になればと思い、2020年4月時点での現状を共有いたします。

コミュニケーション円滑化

リモートワークにおいてはコミュニケーションがオフィスでのものとは異なるため、さまざまな工夫をしています。

Zoomで常時オンライン

ツールの説明はおそらくもう不要ですよね。ビデオコールのためのサービスです。もうかれこれ4、5年愛用してます。

リモートワークにおいての使い方としては、勤務時間中常時オンラインにして、オフィスでみんな集まってカジュアルに話しかけられるような環境を再現しています。

たまにSnap Cameraを使ってみんなで遊んだりしてます。

常時オンの利点は、オフィスにいるようにカジュアルに素早く同僚に対して話しかけられること、また話している内容が全員で共有できるので、さまざまな領域の情報が共有しやすくなったことです。逆に上がってきた欠点は、複数の会話が成立させられないこと、常時かなりの帯域を食うことです。

カジュアルに素早く行う口頭でのコミュニケーションは非常に大事だと考えているので現在改善案をいくつか検討しています。まずTandemはこれまで何度か試してきましたが、弊社メンバーのUbuntu環境でうまく動作しなかったため断念。現在Remoを試しており、Sneekも見ています。

Notionでドキュメント共有

リモートワークにおいてはコンテキストの共有が不足しがちになるので、ドキュメントに残すことが非常に大切です。

弊社ではストック型のドキュメント共有のためにNotionを使っています。ドキュメント系は色々試しましたが、NotionはMarkdown記法のショートカットが使えて書式が整えやすく書きやすく、オンラインとオフラインの両立がうまく出来、その他機能も豊富なため大活躍しています。

特に気に入っているのはテーブルです。テーブルを作ると各レコードがページとして生成され、更に定義したカラムがページのメタ情報として与えられ、それらでソートしたりフィルターしたりできます。

出席者、日付などのカラムを定義してミーティングノートなどを記録するのにうってつけです。

これは思想がRDBに近いなと思っており、弊社で使っているAirtableやClickupもそうですが、近年RDBを使いやすくしたような自由度の高いサービスが台頭してきているように感じます。

Miroを使ってブレインストーミング

Miroは元々Realtime boardという名前のサービスで、初期から機能実装前のアイディア共有などに活用してました。

先日All handsミーティングを初めてフルリモートで実施する際に、付箋を使ったブレインストーミングをmiroを使って実施してみました。流れとしては、各メンバーが自分の好きな色の付箋を選んで内容を書き、その後順番に内容を発表していき、最後に議論しながら分類をするというものでした。

miroの動作はスムーズで非常にうまく実施でき、対面と比べて難しく感じたところは特になかったため、miroの高い可能性を感じました。

雑談タイムを設ける

これはまだ実験中なのですが、オフィスでは自然に発生する雑談はリモートワークでは発生しないため、意図的に雑談タイムを設ける試みを始めています。

リモートワークではメンバーが孤立してしまいがちなので、意図的に雑談を発生させることによってチームの繋がりを深め、ストレス解消にも大きな役割を果たすのでは、と考えています。

具体的には午後の15分、3人くらいのペアをランダムに組み、Remo上で仕事と関係のない話をする時間を毎日セットし始めました。この試みがうまく行ったらまた詳しく書きたいと思います。

定期的に散歩休憩を取る

フルリモートを始めたての頃、メンバーから「睡眠は十分に取れているし運動もしてないのに、何故かずっと疲れている」という声がありました。リモートワークだと本当に一歩も外に出ることがない事もあるため、ずっとパソコンの前に向かってしまい、スイッチのオンオフがなく運動不足にもなりがちになると、かなりのストレスが溜まるようです。

そこで弊社では1 ~ 1.5時間おきくらいに定期的にパソコンから離れ休憩を取るようにして、可能なタイミングで15分ほどの散歩休憩を取ることをオススメしています。

この取り組みを行ってから前述のメンバーの状況は大きく改善されました。

ペーパーレスへの取り組み

弊社ではコロナ騒動が起こるずっと前から、とにかく紙を無くす努力を惜しまずやってきました。ツール導入だけでなくプロセスの改善など様々な取り組みを行なってきたため、多くの会社がいきなりリモートワークやペーパーレスに移行出来ない現状もよく理解できます。

DocuSignによる電子署名

まず紙の書類が存在する多くの理由が、捺印の必要性にあるのではないかと思います。弊社では初期の段階から、社内における人事関連の書類、社外とのNDAの締結など、捺印や署名が求められるほぼ全ての書類に対してDocuSignを用いた電子署名を行っています。他の国産の電子署名サービスではなく、DocuSignを使っている理由は海外とのやり取りにも使えるからです。

Typeformを用いた利用契約書の撤廃

Autifyをローンチしたての頃はお客様と個別にサービス利用契約書を作成して製本捺印を行っていましたが、双方非常に手間がかかる為、利用契約書を撤廃する方法を模索していました。弁護士に確認しつつ色々試みた結果、現在では利用申し込みフォームにて条件と利用規約に同意頂く方法を取っており、契約書だけでなく署名や捺印自体も撤廃しました。

利用申し込みフォームはTypeformを用いており、こちらでプランごとの条件を表示してご同意頂き、最後に会社名やお申し込みされる方の情報を入力して頂いて申し込み完了という形になっています。大手のお客様の場合条件を個別にご提案することもあるので、その場合は個別にフォームを作成しています。

それでもどうしても紙での契約書が必要なお客様には、大変恐縮ではあるのですが、手数料を頂く形を取っております。ですがこの方法に切り替えてから、かなり大手のお客様でも紙での契約書の発行は今の所ほとんど発生していません。

この部分はプロセス自体も今後大きく変わる予定で、社内で専用アプリケーションも構築中です。

まとめ

というわけで、弊社Autifyにおいては今の所フルリモートは順調に進んでいます。まだまだ他にも紹介したいツールがあるのですが、それはまた別の機会にご紹介します。先日利用しているツールを数えたら77個もあったので、一つのブログ記事ではとても紹介しきれません（笑）

また弊社ではリモートワークの拡大を受けて、Autifyの1ヶ月無償提供を始めました。まだAutifyをお試しでない方は是非この機会にお申し込みください。リモートワークによって、手動テストがこれまで通り実施できていなかったり、デバイスやブラウザ環境準備に苦労している方のお力になれれば幸いです。